TOD ULUSAL KONGRE ORGANÝZASYON KURULU (UKOK) YÖNERGESÝ

Madde 1: Amaç ve Kapsam

Bu yönerge,Türk Oftalmoloji Derneði Ulusal Kongrelerinin düzenlenmesi amacýyla Ulusal Kongre Düzenleme Kurulu'nun (UKOK) yapýlanmasý, görevleri, kongrenin düzenleneceði yer ve tarihin seçimi ile bilimsel programýn formatý, içeriði ve düzenini belirlemek için hazýrlanmýþtýr.

Madde 2: Organizasyon

TOD Genel Baþkaný Kongrenin Baþkaný, ilgili þubenin baþkaný kongrenin II. Baþkaný, ilgili þubenin genel sekreteri kongrenin sekreteridir. UKOK görev süresi içinde kongre yapan þubenin yönetimi deðiþirse yeni yönetimin baþkan ve sekreteri UKOK’daki görevleri devralýrlar. Bu deðiþimin kongre tarihine 6 aydan daha az bir süre kaldýðý süreçte gerçekleþmesi halinde, önceki þube baþkaný ve yeni þube baþkaný birlikte kongre II. baþkanlarý olarak, önceki þube sekreteri ve yeni þube sekreteri de birlikte kongre sekreterleri olarak adlandýrýlýr ve görev yaparlar.

MYK üyeleri UKOK’ta yer alýr. TODÝÞ Baþkan Vekili UKOK doðal üyesidir. MYK, kongrenin ihtiyaçlarýný da göz önüne alarak beþe kadar ilave üye belirleyebilir.

UKOK, ilk toplantýsýnda aþaðýdaki alanlarda kendi aralarýnda görev daðýlýmýný yapar. Bir UKOK üyesi birden fazla görev alanýnda yer alabilir ve bir görev alanýnda birden fazla kiþi bulunabilir. Kongre organizasyonunu yapan organizasyon firmasý bu yapýlanma çerçevesinde ilgili UKOK birimine karþý sorumludur:

1. Kongre Baþkaný
UKOK toplantýlarýna baþkanlýk eder. UKOK’un ve alt komisyonlarýn eþgüdümünü saðlar. Yönergede belirtilen diðer görevleri yapar. Merkez Yönetim Kurulu’na aylýk raporlar sunar.

2. Kongre II. Baþkaný
Kongre baþkanýnýn yardýmcýsýdýr. Baþkanýn bulunmadýðý durumlarda UKOK toplantýlarýný yönetir. Yönergede belirtilen görevleri yapar.

3. Kongre Sekreteri
Kongre için UKOK karar defterinin tutulmasýndan sorumludur. Üyelerin görüþleri doðrultusunda, UKOK toplantýlarýnýn yer, zaman ve gündem maddelerini belirler, üyelere bildirir ve davet eder. Yönergede verilmiþ diðer görevleri yapar.

4. Kongre Saymaný
TODÝÞ baþkan yardýmcýsýdýr (ikinci baþkaný). Gelir ve giderleri denetler. Kongre tahmini bütçesi hakkýnda periodik raporlar sunar.

5. Ýnternet ve Kongre Yazýlýmý alt komisyonu
Kongre internet sitesinin düzeninden sorumludur. Zamanýnda ve kurallara uygun olarak açýlmasýný saðlar ve denetler. Bildirilerin düzgün olarak toplanmasýný gözetler. Akýllý telefon uygulamalarýný ve kongrede kullanýlacak yazýlýmlarý yönetir.

6. Dýþ Ýliþkiler alt komisyonu
Birimle ve UKOK arasýnda eþgüdümü saðlar. Davetli listesi taslaðý hazýrlar ve UKOK’un onayýna sunar. Yabancý davetli ve uluslararasý panellerin düzenlenmesinde bilimsel program koordinatörü ile birlikte UKOK adýna çalýþýr. Ayrýca Yurt Dýþý Ýliþkiler Koordinatörlüðü ile de koordinasyonu saðlar.

7. Bilimsel Program alt komisyonu
Kongre bilimsel programýnýn oluþturulmasýndan ve program kitapçýðýnýn tamamlanmasýndan sorumlu ve yetkilidir. Birimlerden gelen programlar, sözel bildiriler ve yabancý davetli konuþmalarýnýn uygun zaman ve salonlara yerleþtirilmesinde ve çakýþmalarý asgariye indirilmesinde rol alýr. Bildirilerin konu sýnýflandýrmasý ve salonlara daðýtýmýný yapar. Sözlü sunu oturum baþkanlarýnýn belirlenmesi görevini üstlenir.

8. Sosyal Program alt komisyonu
Kongre boyunca yapýlacak tüm sosyal etkinliklerde UKOK adýna ilgili üye ve gruplarla görüþmeler yapar. UKOK onayýna sunar.

9. Endüstri Ýliþkileri alt komisyonu
Kongre sponsorluk koþullarý ve kitapçýðýnýn hazýrlanmasýný saðlar. Kongrede yer alacak endüstri firmalarýnýn temsilcileri ile UKOK adýna görüþme yetkisine sahiptir. Yürürlükteki sponsorluk puanlama sistemi doðrultusunda; firma stand alanlarýnýn daðýtýmý, uydu toplantýlarýnýn yer ve zaman belirlemesi gibi muhtelif firma etkinliklerinin tümünün planlanmasýndan sorumludur . Bu konuda kongre saymanlýðý ile iþbirliði yapar, sorunlar ve çözüm önerilerini UKOK’a bildirir. TODÝÞ baþkan yardýmcýsý da komisyonda yer alýr. 

10. Kayýt ve Konaklama alt komisyonu
Üye kaydýnýn organizasyon firmasý tarafýndan düzenli tutulmasýný, üyelerle iletiþimin saðlýklý yapýlmasýný gözetir. Organizasyon firmasýndan temin ettiði periodik raporlarý analiz edip UKOK’a bildirir. Otel konaklamalarý ile ilgili sorunlara UKOK adýna müdahele etme yetkisi vardýr. Kongre asistan destekleri, ödül ve destek yönergesi dahilinde katýlacaklar ve yabancý ülkelerden davetliler ile ilgili organizasyonlarý üstlenir.

11. Salon Kongre Düzenleme ve Tören Alt komisyonu
Kongre merkezinin; toplantý salonlarý, video ve fotoðraf çekimleri, simultane tercüme, stand alanlarý, yiyecek-içecek alanlarý ve diðer yönlerden düzenlenmesinde organizasyon firmasýnýn çalýþmalarýný planlar, yönlendirir ve denetler. UKOK’a bu konularda bilgi aktarýr. Açýlýþ ve ödül törenlerinin düzeninden sorumludur. Kongre boyunca yapýlacak tören plan ve organizasyonlarýný planlar ve gerçekleþtirir. 

12. Kongre Materyali alt komisyonu
Afiþ, broþür, program kitapçýklarý, duyurular ve diðer amaçlý basýlý ve elektronik materyalin zamanýnda ve doðru þekilde çýkmasýný saðlar. Çanta seçimi için araþtýrmalar yapar ve UKOK’a sunar. Onursal üye plaket ve belgeleri, yabancý davetli hediyeleri, ödüller ve benzeri plaket, hediye, belge, sertifika hazýrlýðýndan sorumludur.

13. Halkla Ýliþkiler ve Ýletiþim alt komisyonu
Yazýlý ve elektronik iletiþimden, basýn-yayýn ve halkla iliþkilerden, kongre gazetesinin planlamasý, yayýmý ve yürütülmesinden sorumludur. TOD internet kurulu ile koordinasyonu saðlar.

Yukarýda belirtilen alt komisyonlar kendi alanlarýnda muhataplarý ile yazýþmalarý komisyon baþkaný vasýtasýyla UKOK adýna doðrudan yapmakla yetkilidirler. Gelen ve giden yazýlarýn birer örneðini UKOK sekreterine ve gerekirse organizasyon firmasýna gönderirler.

Yukarýda sayýlan oluþumlar arasýndaki bilgi alýþveriþi ve eþgüdüm, UKOK’un yaptýðý toplantýlarda ve UKOK üyeleri arasýnda ukok@todnet.org adresi yoluyla yapýlan yazýþmalarla saðlanýr. UKOK toplantýlarýnýn yer ve zamaný üyelerin oy çokluðu ile kararlaþtýrýlýr. UKOK toplantýlarý üyelerin salt çoðunluðunun katýlýmý ile yapýlabilir. Toplantýlar gerektiðinde internet üzerinden yapýlýr. UKOK Sekreteri toplantýlarýn gündemini hazýrlar ve toplantýlarý yönetir. Toplantýlarda alýnan kararlar karar defterine UKOK sekreterince yazýlýr. Kararlar toplantýya katýlan UKOK üyeleri ve organizasyon firmasý yetkilisi tarafýndan imzalanýr.

Madde 3: Tarih ve Yer
Ulusal kongre her yýl 15 Eylül - 1 Aralýk arasýnda Merkez Yönetim Kurulu’nun (MYK) önceden belirlediði günlerde yapýlýr. Sonraki yýllarýn kongre tarihlerinin ve yerlerinin mümkün olduðunca önceden belirlenmesi için MYK çalýþma yapar.  Kongre tarihinin belirlenmesinde büyük uluslararasý toplantý tarihleri, yerinin belirlenmesinde toplantý salonlarý, fuaye, ulaþým ve konaklama olanaklarý ve fiyatlarý göz önüne alýnýr.
Kongre toplam BÝLEP günü dahil 5 günü geçemez.

Madde 4: Kongre Takvimi

Yukardaki tabloda belirtilen tarihler rehber niteliðindedir. Tarihlerin deðiþtirilmesinde insiyatif UKOK'tadýr.

Madde 5: Duyuru Ýçerikleri

Madde 6: Kongre Ýnternet Sitesi
Kongre internet sitesi: Kongre internet sitesi, dernek internet sitesi domaini içinde yer alýr ve sitenin ana sayfasýndan baðlantý verilir. Kongrenin yýlýný belirtecek þekilde isim þablonu verilir (…/Kongre2010, …/Kongre2011 gibi) ve ilerdeki yýllarda da geçmiþ kongrelerin tüm etkinliklerine ulaþýlabilecek þekilde devamlý açýk tutulur.
Site, UKOK Ýnternet Sorumlusu moderatörlüðünde kongre düzenleme firmasý tarafýndan yürütülür.
Sitenin kurulmasý, güncellenmesi ve ayakta tutulmasý için gerekli tüm masraflar kongre bütçesinden karþýlanýlýr.
Ýnternet sitesinin açýlmasý ile birlikte Ýngilizce versiyonu da açýlýr. Türkçe ve Ýngilizce versiyonlar eþ zamanlý güncellenir.

Madde 7: Bilimsel Program
Bilimsel programda yer alacak göz hastalýklarý uzmanlarýnýn tüzükte ve üyelik iþlemleri yönergesinde belirtilen üyelik statülerinden birisine sahip olmasý gereklidir (Onursal, asli, fahri, uluslararasý fahri). Ayrýca  birimler ya da UKOK tarafýndan davet edilen yabancý konuþmacýlar yer alabilirler. Ýstisnai olarak interaktif (etkileþimli) olgu toplantýlarýnda birim aktif üyesi olmayanlarýn birim jürisi deðerlendirmesi sonrasý sunu yapmalarýna imkan tanýnýr. 

TOD Eðitim-Araþtýrma Birimleri kongrede düzenleyecekleri panel ve kurslarýn taslak programlarýný UKOK'a iletirler. Birimlerin teklifleri UKOK tarafýndan incelenir, konu çakýþmalarý varsa tespit edilir. Ýlgili birimlerle yapýlan görüþmelerle gerekli deðiþiklikler yapýlýr ve her bir birimin verebileceði kurs ve paneller ve bunlarda yer alacak görevliler belirlenir. Tüm bu çalýþmalarda yukardaki tablodaki kongre takvimine uymaya özen gösterilir. Görevlendirmelerde gerekirse UKOK da ayrý onay ister. Konuþmalarýnýn slayt ya da videolarýnýn TodNet'ten yayýnlanmasýna izin vermeyenlerin birim görevlendirmeleri iptal edilir. Ýnternet yayýný aþamasýnda, ayrýntýlarýnýn MYK genelgesi ile belirtileceði özel durumlarda, konuþmacý bazý slayt içeriklerinin karartýlmasýný isteyebilir.

Birimler tarafýndan önerilecek konuþmacýlarýn birim aktif üyesi olmalarý gerekir ancak konuþma konusu içeriðinin gerektirdiði durumlarda aktif üye olmayan, hatta göz doktoru olmayan kiþilere (Eczacý, Farmakolog, Bakanlýk görevlisi, Sosyal araþtýrmacý gibi) UKOK tarafýndan onay verilir.

Birimlerin düzenleyeceði bilimsel toplantýlarýn tür ve sayýlarý aþaðýdaki tabloda yer almaktadýr. Bu liste, bir önceki kongredeki salon katýlýmcý sayýlarý ve o yýlki kongrenin salon imkanlarý göz önüne alýnarak her yýl Ocak ayýnýn baþýnda güncellenir.

7.1- Bilimsel program: Toplantý türleri:
7.1.a- Birimlerce hazýrlanan ve birim sorumluluðunda yapýlabilen toplantý türleri

• Kurs
• Panel
• Yuvarlak Masa
• Ýnteraktif (Etkileþimli toplantý)
• Konferans
• Debate (Münazara)
• BÝLEP (Birim Ýleri Eðitim programý)

7.1.b- UKOK tarafýndan hazýrlanan ve UKOK sorumluluðunda yapýlabilen toplantý türleri
Bu toplantýlar konusu ilgili olsa bile birim etkinliklerinden baðýmsýzdýr, konu ve konuþmacý belirlemesi UKOK’ca yapýlýr. Toplantýnýn konusu bir ya da birden çok birimin alaný ile ilgili ise bu birimler bilgilendirilir. UKOK tarafýndan hazýrlanan toplantýlar birim kontenjanlarýndan düþülmez.  

• Keynote konferanslarý
• Onur konferansý
• SOE konferansý
• Akýlcý ilaç oturumu
• Yabancý dernek ya da organizasyonlarla olan toplantýlar
• Sözlü sunu toplantýlarý
• TOD-GO toplantýlarý

7.1.c- Yabancý dilde yapýlan toplantýlar
Kongrede üç ve üzeri aktivasyon hakký olan birimler (KRC, GL, TR, VRC, KO, ÞA, OPC, ORR, KL, UB, NO) dilerlerse kontenjanlarý içindeki panel, kurs ya da yuvarlak masa formatýndaki toplantýlarýndan birini Ýngilizce yapabilirler ve yine dilerlerse ikinci bir Ýngilizce toplantýyý UKOK onayý ile gerçekleþtirebilirler. Birimler yabancý konuklarýný bu toplantýlarda deðerlendirirler.

Bunun dýþýnda UKOK, sorumluluðundaki toplantýlarýndan Keynote konferanslarý ve yabancý dernek ya da organizasyonlarla olan toplantýlar Ýngilizce dilinde yapýlabilir.
TOD-GO toplantýlarý Ýngilizce yapýlýr. Sözlü sunularda sunumu yapan konuþmacý yabancý ise sunum yine Ýngilizce yapýlabilir.
Ýmkanlar çerçevesinde Ýngilizce toplantýlarda eþzamanlý çeviri yapýlýr.

Toplantý Oturum Baþkanlarý: Konuþmacýlarýn kendilerine ayrýlan zamana ve konu içeriðine uymalarýndan sorumludurlar. Moderatörler, verilmesi gereken mesajlarda hata ya da eksiklik olmamasý, konuþma konularýna sadýk kalýnmasý ve iþlenen konularýn çakýþmamasý için konuþma içeriðini ana hatlarýyla konuþmacýlardan makul bir süre öncesinden ister ve gözden geçirirler. Toplantý sonunda toplantýyla ilgili rapor formunu doldurup UKOK’a iletirler. Toplantýyý UKOK’un belirlediði ve daha önceden yazý ile kendisine bildirdiði ilkelere uygun olarak yönetmediði UKOK tarafýndan tespit edilmiþ oturum baþkanlarý UKOK kararý ile 1 yýl süre ile ayný görevi yapamazlar.

7.1.d- Toplantý Türleri Tablosu
Birimler ve UKOK tarafýndan  uyulmasý gereken toplantý format ve kurallarý aþaðýdaki tabloda belirtilmiþtir. Form 3 ve 5 ile UKOK’a Birimlerce yapýlan baþvurularda aþaðýdaki tabloda belirtilen esaslara uyulmasý zorunludur. Uyulmamasý halinde baþvuru birime iade edilir.

7.1.e- Uluslararasý eðitici gruplarý ile yapýlan kurslar
Birimler, uluslararasý eðitici gruplarýn da katkýlarýyla düzenlenen kurs organizasyonlarý teklif edebilirler. Kurs süresi, birimin aktivitelerine ayrýlan toplam süreden düþülür. Bu kurslar kongrenin son günü düzenlenir. Kurslar yabancý dilde yapýlýr. Bu kurslarýn ücretleri UKOK tarafýndan belirlenir. Kurstan elde edilecek gelirin yurt dýþýndan gelecek kurs eðiticilerinin masraflarýný ve diðer giderleri karþýlamasý beklenir. Gelecek yabancýlardan kongre programý içinde de yararlanýlýr.

7.2- Genç Oftalmologlar paneli
Moderatörlüðünü tercihan yabancý konuklarýn yapacaðý, 40 yaþ ve altý oftalmoloji uzmanlarýnýn yabancý dilde sunum ve tartýþma yaptýklarý toplantýlardýr. Bu toplantýlarda en fazla 20 sunum yer alýr. Sunumlar GOG YK tarafýndan seçilir ve UKOK tarafýndan onaylanýr. Toplantý oturum baþkanlarý da GOG YK tarafýndan belirlenir. Bu toplantýlarýn bir tanesinde bir ya da iki yabancý konferansçý yer alýp, genç oftalmologlara yönelik eðitim konuþmasý yapabilir.

7.3- Konferanslar

7.3.1- Niyazi Ýsmet Gözcü Onur Konferansý
TOD'un kurucusu Prof. Dr. Niyazi Ýsmet Gözcü anýsýna yapýlýr. Ulusal kongre açýlýþ toplantýsýnýn sonunda 20 dakika süre ile sunulur. Konferans öncesinde Prof. Dr. Niyazi Ýsmet Gözcü ve Konferansçýnýn kýsa özgeçmiþleri oturum baþkaný tarafýndan toplam 10 dakikayý geçmeyecek þekilde okunur. Bu biyografiler program kitapçýðýna konur. Onur konferansý oturum baþkaný, onursal üyeler içinden TOD MYK'ca seçilir. Onur konferansçýsý oftalmolojiye ve TOD'ne önemli katkýlarý olmuþ ve olmakta olan meslekte 30 yýlýný doldurmuþ (uzmanlýk tarihinden itibaren) üyeler içinden TOD MYK tarafýndan belirlenir ve UKOK'a bildirilir.  

7.3.2 : Yabancý davetliler
Yabancý ülkelerden gelecek davetli konuþmacýlarýn isimleri birimlerin de önerilerini alarak UKOK tarafýndan belirlenir. Konuþmacý sayýsý üst sýnýrý her yýl UKOK tarafýndan belirlenir ve birimlere en çok kaç kiþi davet edebilecekleri bildirilir.  Resmi davetiye yazýsýný UKOK sekreteryasý gönderir. Yabancý konuþmacý katýlýmlarý en geç 1 Ocak tarihine kadar kesinleþtirilir.

Davetli yabancý konuþmacýlarýn yapacaklarý konuþma türleri, sayýlarý ve konularý, her davetli konuþmacý için ikiden az olmamak kaydýyla, program akýþýna göre UKOK ve birim yetkilileri arasýndaki istiþare ile kararlaþtýrýlýr. Birimler, yabancý davetlileri panel, kurs  ya da yuvarlak masa programýna dahil ederler. TOD-GO grubu dilerse yabancý konuþmacýlardan bir veya ikisine kendi oturumlarýnda eðitim amaçlý konuþma görevi verebilir.

Davetlinin masraflarý bir sponsor tarafýndan karþýlansa bile, konuþma konu ve içeriklerinin belirli bir ürün aðýrlýklý olmamasýna dikkat edilir. Bu tür konuþmalarýn firma uydu toplantýlarý çerçevesinde yapýlmasý esastýr.

UKOK, o yýlki program hedefleri doðrultusunda, birimlerce davet edilen konuþmacý dýþýnda kendi insiyatifi ile de konuþmacý daveti yapabilir.
Yabancý dildeki konferanslar Ýngilizce yapýlýr ve simultane çeviri saðlanýr.

7.4- Uluslararasý ortak toplantýlar
MYK kararýyla yabancý ülke hekimlerinin de katýlacaðý  uluslararasý ortak toplantýlar yapýlabilir.  Bu toplantýlar için davetler, bilimsel programýn hazýrlanmasý gibi tüm organizasyonlar UKOK tarafýndan yapýlýr. Bu programlarýn sorumluluðu UKOK’a aittir, konu ile ilgili birim ya da birimlerin sorumluluðu yoktur.

7.5- Sözel Sunum ve Poster Sunumlarý
Kongre sýrasýnda sunulacak çalýþmalarýn özetleri kongre sitesinde yer alan özet bildirim formlarý doldurularak gönderilmiþ olmalýdýr.
Birinci isim olarak “bir sözel sunum + bir poster” veya iki poster olmak üzere en çok iki çalýþma özeti gönderilebilir.
Birinci isimlerin ikiden fazla çalýþma özeti göndermesi ya da birden fazla sözel sunum baþvurusu yapmasýna internet programýnda izin verilmez.
Özet formatýnda sunumcu ismi, yazarlarýn sýrayla ad ve soyadlarý, çalýþmanýn yapýldýðý yer, çalýþmanýn amacý, gereç ve yöntemi, bulgularý ve yorum açýk bir þekilde yer almalýdýr. Özet toplam olarak 1000 karakterden az 2000 karakterden fazla olamaz. Bunlar için web formunda gerekli düzenlemeler yapýlýr.

Özet formunda konu sýnýflandýrmasý için sunumcunun iþaretleyeceði seçenekler olmalýdýr. Bu seçenekler göz önüne alýnarak UKOK'un yaptýðý konu kategorizasyonu uyarýnca özetler yazar isimleri ve çalýþmanýn yapýldýðý yer isimleri kapatýldýktan sonra ilgili birim baþkaný, birim sekreteri ve birim eðitim temsilcisi'nden oluþan üç kiþilik deðerlendirme kurulu üyelerinin internetten ulaþmalarý saðlanýr.

UKOK, sözel sunum ve posterlerin toplam sayýlarý, zaman ve salon durumlarýný göz önüne alarak her bir kategoride yer alabilecek sözel sunumlarýn sayýlarýný belirleyebilir. Deðerlendirme kurullarý, sunumlarýn seçiminde UKOK’un belirlediði bu sayýya uymak durumundadýr.

Deðerlendirme kurulu üyeleri kararlarýný internet ortamýnda birbirlerinden baðýmsýz olarak verirler. Her bir çalýþmanýn deðerlendirmesi kabul-red ve sözel-poster olarak ayrýlmalýdýr. Birim kurulu her bir çalýþmaya puan verme þeklinde deðerlendirme yapar. Üç deðerlendiricinin not ortalamalarý 70 ve üzerinde ise baþvuru sözlü sunu olarak kabul edilir. 41-70 arasý ortalama not alan çalýþmalar sözlü sunu baþvurusu yapmýþ olsalar bile poster olarak kabul edilirler, 40 ve altýnda not alanlarsa ulusal kongrede hiç bir formatta sunum için kanbul edilmezler. Deðerlendiricinin 20 ve altýnda not vermesi durumunda deðerlendirme formunda gerekçe bildirilen alaný doldurmasý zorunludur.

UKOK Bilimsel komisyonu her yýl baþvuru sayýlarýna göre ortaya çýkan oraný kullanarak ve ayrýca o yýl kongrenin imkan verdiði salon sayýlarýný da esas alarak birim kontenjanlarýný belirler. Birim kontenjanýndan fazla sayýda 70 ve üzerinde çalýþma varsa puan sýralamasýna bakýlarak kontenjan fazlasý çalýþmalar postere çevrilir.

Orijinal çalýþma olmadýðý veya intihal edildiði konusunda þüphe uyanan tebliðlerin açýklýða kavuþmasý için ilgili kurul yazarlardan ek kanýt isteyebilir ve bu kanýtýn sunulmamasý halinde çalýþma reddedilir.

Deðerlendirme kurullarý'nýn kararýna itiraz kabul edilmez. Deðerlendirme kurullarýnýn kararýný UKOK dahil hiçbir organ ve þahýs deðiþtiremez.
En iyi araþtýrma ödülü için aday adayý olan çalýþmalar bildiri sahipleri tarafýndan ayrýca belirtilir. Deðerlendirme kurullarý tarafýndan reddedilmeyip sunulmak üzere kabul edilen çalýþmalar en iyi araþtýrma ödülü listesi'ne kesin aday olarak kaydedilirler. Kesin aday olan çalýþmalarýn tam metinleri UKOK Sekreteri'ne 15 Aðustos tarihine kadar gönderilir. Bu tarihten sonra gönderilen tam metinler deðerlendirmeye alýnmaz ve bu çalýþmalar en iyi araþtýrma ödülü adayý listesi'nden çýkarýlýrlar. Ancak sözel veya poster sunumu haklarý devam eder.

Sözel sunum süresi, video gösterimi dahil 5 dakikayý geçemez. Sunum sahipleri oturum sonunda açýlacak tartýþmada bulunmak zorundadýrlar.
Özgün çalýþmalarýn ayrý oturumlarda sunulmasý için düzenlemeler yapýlabilir.

Poster sunumlarý UKOK kararýnca elektronik ortamda ve/veya basýlý olarak yapýlýr. Posterler yatay 70cm., dikey 100 cm. olarak hazýrlanýr. Elektronik sunumlara, kongre merkezinin uygun bir alanýnda yerleþtirilmiþ bilgisayarlardan eriþim saðlanýr. Ayný bilgisayarlarla video sunumlarýna da ulaþýlmasý temin edilir. Sunum elektronik dosyalarýnýn teslim edilme son tarihi UKOK tarafýndan belirlenir.

7.6- Endüstri Uydu Toplantýlarý, Köþe Konuþmalarý, Canlý Cerrahiler
7.6.1: Uydu toplantýlarý
Herhangi bir firma tarafýndan uydu toplantý yapmak amacýyla davet edilecek yerli - yabancý konuþmacýlar, uygulayýcýlar ve eðitmenler UKOK'a bildirilir. Bu etkinlikler son duyuru (ikinci duyuru)da mutlaka programda yer almalý ve duyurulmalýdýr. Programýn basýlmasýndan sonra zorunlu nedenlerden dolayý bir isim deðiþikliði yapýlmasý gerektiðinde UKOK onayýna sunulur. Son kararý UKOK verir. Deðiþiklik on-site programda basýlmalýdýr.

Firma uydu toplantýlarýnda ameliyat ve panel görüntülerinde telif hakký TOD'undur. Firmalar bu görüntüleri dernekten isteyebilirler. Ancak aþaðýdaki konularda taahhüt alýnýr: Firmanýn bu görüntüleri hekim eðitim amacýyla kullanmasý veya etkinlikte yer alsýn almasýn hekimlere verebilmeleri için dernekten yazýlý izin almasý gerekir. Bu görüntüler kýsmen veya tamamen halka açýk internet sitelerinde hiçbir þekilde yer alamaz. Bu hususlar firmalarla yapýlacak sözleþmelerde belirtilir.

7.6.2: Köþe konuþmalarý
Köþe konuþmacýlarý ancak firma stand alanýnda konuþabilirler, bunlar için wet lab salonu gibi ek salon tahsisi istenemez. Köþe konuþmacýsý þeklinde bir etkinlik düzenleyecek firma dinleyici sayýsýný göz önüne alarak uygun büyüklükte bir stand alaný almalýdýr, dinleyici sandalyelerinin stand alaný dýþýna taþmasýna izin verilmez.
Konuþmacýnýn sesi hoparlörden deðil, firmanýn temin edeceði kulaklýk setleriyle dinleyicilere ulaþtýrýlmalýdýr. Firma bu etkinliðinden toplantýdan en az bir hafta önce UKOK'u haberdar eder. Dernek tarafýndan yaptýrým uygulanan kiþiler köþe konuþmacýsý olarak konuþturulamazlar.

Köþe konuþmalarý zamanlamasý: Bu konuþmalar kongre programýnda önceden görülebilen toplantý aralarýnda yapýlýr, gerçek programla zaman yönünden çakýþma olmasýna izin verilmez.

7.7.3- Video ve Fotoðraf Sunu ve Sergileri
En çok 5 dakika uzunlukta hazýrlanýr. Bu süreyi geçen videolar programa alýnmaz.
Video özetleri kongre sitesinde yer alan video-fotograf özet bildirim formlarý doldurularak, en geç 31 Temmuz'a kadar gönderilir. Videolarýn yarýþma ya da kütüphane için gönderildiði belirtilmelidir.

Bu özetler bildiri kongre kitapçýðýnda yer alýr.
Video görüntüleri disk içinde veya internet üzerinden kongreden en az 15 gün önce kongre sekreterliðine ulaþtýrýlmalýdýr. Videolar, isim ve konularýna göre sýnýflandýrýlarak açýlýþ günü saat 10.00 dan itibaren video/poster bilgisayarlarý yoluyla eriþilmeleri saðlanýr. Ayrýca, UKOK uygun gördüðü takdirde, sinema salonunda bu videolarý dönüþümlü olarak yayýmlar. Programda yer alan video özetleri video izleme salonuna asýlýr.

Video þöleni: Videolarýn sergi alanýnda düzenlenecek bir alanda, sahibi tarafýndan sunulabilmesi ve tartýþýlmasý için düzenlenebilecek bir etkinliktir. Yarýþma için gönderilen videolardan her sunumcudan ikiden fazla olmamak üzere uygun sayýda video, UKOK tarafýndan seçilir ve bir program yapýlýr. Programýn düzenlenmesini UKOK tarafýndan atanacak bir moderatör yapar. UKOK, ayrýca gösterinin her bir seansýna seans moderatörleri atar.

Fotoðraf özetleri kongre web sitesi'nde yer alan video-fotoðraf özet bildirim formlarý doldurularak, en geç 31 Temmuz'a kadar gönderilir.
Fotoðraflar kongrenin açýlýþ günü en geç saat 10.00 da kongre sekreterliði'ne teslim edilir ve ayný gün öðleden sonra gösterime girer.

7.7.4- Oturum Baþkanlarý
Birim etkinliklerinde yer alacak otýurum baþkanlarý birimler tarafýndan belirlenirken, sözlü oturum baþkanlarý UKOK bilimsel komisyonu tarafýndan,  15 Aðustos’a kadar belirlenir ve oturum baþkanlarýndan yazýlý onay alýnýr.

Birim aktif üyeleri arasýndan, konferanslara 1 oturum baþkaný, serbest bildiri oturumlarýna 2 veya 3 oturum baþkaný seçilir. Ayný kiþinin birden fazla oturum baþkanlýðý yapmamasýna, ayný anda diðer oturumlardaki moderatörlük, panel ve kurs konuþmalarý ile çakýþmamasýna dikkat edilir.

Oturum Baþkanlarý; sunumlardaki etik hususlar da dahil olmak üzere oturumla ilgili deðerlendirme tutanaklarýný salon sorumlusuna imzalý olarak teslim ederler.
Oturum baþkanlarý, oturumun zamanýnda bitirilmesinden ve tartýþmalarýn yönetiminden sorumludurlar. Konuþmalarýn süreyi aþmamasý için konuþmacýyý ikaz (sözel veya teknik ikaz yöntemleri ile) eder ve kürsünün zamanýnda boþalmasýný saðlarlar. Konuþmanýn zamanýnda bitmesi için, sesle uyarý, mikrofonun süre sonunda otomatik kapanmasý da dahil olmak üzere, teknik tedbirler alýnýr.

7.8- Salon Sorumlularý
Salon sorumluluðu, UKOK Salon- Kongre merkezi düzenleme ve tören komisyonunca yürütülür. Ayrýca kongre firmasý da her salon için bir ya da iki teknik sorumlu belirler. 

Salon sorumlularý; gösteri, toplantý, oda ve salon sorumlularý, UKOK tarafýndan onaylanmýþ sunumcu deðiþikliklerini, geri çekilmiþ olan tebliðleri, yaptýrým uygulananlarýn iptal edilen tebliðlerini oturum baþkanýna önceden rapor ederler. Programda olup da mazeret beyan etmeksizin sunulmamýþ olan tebliðleri kaydederler ve katýlýmcýlarca doldurulan deðerlendirme formlarýný oturumun sonunda UKOK'a teslim ederler. Oturum baþkanlarýnýn tutanaklarý da bilimsel etkinlik sorumlularýnca UKOK’a iletilir.

Madde 8: Kongre Ödülleri
Ulusal kongrede ödül kazanan eserler 1 ay içinde TODNet’e yerleþtirilir ve 3 ay süre ile sergilenir. Ayrýca bir önceki kongrede görev yapan jürilere de isimleri belirtilerek teþekkür edilir.

8.1- En Ýyi Araþtýrma Ödülü
Bu ödülün amacý, meslektaþlarýmýzýn araþtýrma çalýþmalarýnda gösterdikleri verimliliði takdir ederek, gelecek yýllarda özellikle genç meslektaþlarýmýzý teþvik etmektir. En iyi araþtýrma ödülü sözlü sunumlar arasýndan seçilir. Deðerlendirmede aþaðýda belirtilen kriterler dikkate alýnacaktýr.

En iyi araþtýrma deðerlendirme jürisi'ni oluþturacak 7 kiþi'yi UKOK en geç 1 Nisan tarihine kadar belirler.
Yarýþma jürisine  gönderilecek olan metinler üzerinde kime ve nereye ait olduðuna dair bilgi olmamalýdýr.
Jüri üyeleri kendilerine gönderilen çalýþmalarýn tam metinlerini incelerler, sýralama sistemine göre deðerledirme yapýlýr. Jüri üyeleri bireysel olarak gönderilen araþtýrmalarý birinciden onuncuya kadar sýraya koyarak kongreden 30 gün önce UKOK sekreterine bildirirler.

UKOK Sekreteri ödül kazanan çalýþmacýlarý bilgilendirir ve ödüllerini almak üzere ödül töreni'ne davet eder.
Bu yarýþmada tüm derece alanlara birer plaket ve belge, ayrýca kongre bütçesinden karþýlanmak üzere, baþarý ödülü olarak yarýþmanýn birincisine o yýlýn üyelik aidatýnýn 40 katý, ikincisine 30 katý, üçüncüsüne 20 katý karþýlýðý Türk Lirasý UKOK tarafýndan verilir. Derecelerin paylaþýlmasý durumunda ödüller de paylaþýlýr. Bu ödüllerin yarýsý ilgili þube alacaðýndan kesilir.

8.2- En Ýyi Poster Ödülü
Bu yarýþmanýn amacý, bilgi aktarýmý konusunda ciddi bir yöntem olan poster sunumlarýnda meslektaþlarýmýzýn hem bilimsel hem de biçimsel açýdan gösterdikleri performansý deðerlendirerek gelecek yýllarda daha kaliteli poster sunumlarýnýn yapýlmasýna genç meslektaþlarýmýzý teþvik etmektir. Deðerlendirilmeye alýnmak için poster sahibi tarafýndan en iyi poster ödülü yarýþmasýna aday olduðunun beyan edilmesi ve UKOK’un bildireceði bir tarihte posterlerin jüriye iletilmek üzere önceden gönderilmesi gerekir.
Deðerlendirmede aþaðýdaki kriterler dikkate alýnýr.

En iyi poster ödülü deðerlendirme jürisi 7 kiþiden oluþur ve bu jüriyi UKOK en geç 1 Nisan'a kadar belirler. Jüri üyeleri ilk ona giren posterler tespit edip kongreden 15 gün önce kongre sekreterine gönderir. UKOK sekreteri, birincilik, ikincilik ve üçüncülük ödüllerine layýk görülen posterlerin sunumcularýný plaketini almak üzere ödül törenine davet eder.

Bu yarýþmanýn 1., 2. ve 3.süne sertifika ve plaket verilir. Derece alan 1, 2 ve 3. çalýþmalarýn birinci isimlere sýrasýyla o yýlýn üyelik aidatýnýn 30, 20 ve 10 katý para ödülü verilir. Bu ödüllerin yarýsý ilgili þube alacaðýndan kesilir.

8.3- En Ýyi Video Ödülü
Bu yarýþmanýn amacý, cerrahi bilgi ve deneyimlerin aktarýlmasýnda çok önemli bir yeri olan video kayýtlarýnýn eðitici yanýný ön plana çýkararak bu konuda çalýþmalarý teþvik etmektir. Deðerlendirmede aþaðýdaki kriterler dikkate alýnýr.

En iyi film ödülü deðerlendirme jürisi 7 kiþiden oluþur ve bu jüriyi UKOK en geç 1 Nisan'a kadar belirler. Yarýþmada video baþvurusu olanlar kurulda görev alamazlar.
Kayýtlar CD olarak ya da internet üzerinden en geç saat 15 Aðustos günü kongre sekreterliði'ne gönderilir. Kongre sekreteryasý bu sunumlarý gereði kadar çoðaltarak ya da internet üzerinden transferle jüri üyelerine 25 Aðustos tarihine kadar gönderir. Kurul üyeleri videolardan ilk onu seçerek kongreden en geç 1 ay öncesinden kongre sekreterine bildirir.

UKOK, plaketini almak üzere dereceye giren video sahiplerini ödül törenine davet eder.
Bu yarýþmanýn 1., 2. ve 3.süne sertifika ve plaket verilir. Derece alan 1, 2 ve 3. çalýþmalarýn birinci isimlere sýrasýyla o yýlýn üyelik aidatýnýn 20, 15 ve 10 katý para ödülü verilir. Bu ödüllerin yarýsý ilgili þube alacaðýndan kesilir.

8.4- En Ýyi Týbbi Fotoðraf Ödülü
Bu yarýþmanýn amacý, meslektaþlarýmýzýn dokümantasyona önem vermelerini teþvik etmek ve diðer meslektaþlarýna týbbi mesajlarýn yanýsýra çok önemsiz görünen bir lezyonun bile ne kadar önemli olabileceðini anlatmada katkýsý bulunan bir çalýþma alaný olarak, fotoðrafa meslektaþlarýmýzýn dikkatini çekmektir. Deðerlendirmede þu kriterler dikkate alýnacaktýr.

En iyi fotoðraf ödülü deðerlendirme jürisi 7 kiþiden oluþur ve bu jüriyi UKOK en geç 1 Nisan'a kadar belirler. Yarýþmada fotoðrafý olanlar kurulda görev alamaz. Jüri üyeleri kongreden 15 gün 1 ay önce seçtikleri ilk üç fotoðraflarýn listesini kongre sekreterine gönderir.

UKOK fotoðraf sahiplerini ödüllerini almak üzere ödül töreni'ne davet eder. Dereceye giren fotoðraflarýn birer kopyasý bu törende gösterilir.
Bu yarýþmanýn birinci, ikinci ve üçüncüsüne sertifika ve/veya plaket verilir. Bu yarýþmanýn 1., 2. ve 3.süne sertifika ve plaket verilir.Derece alan 1, 2 ve 3. çalýþmalarýn birinci isimlere sýrasýyla o yýlýn üyelik aidatýnýn 20, 15 ve 10 katý para ödülü verilir. Bu ödüllerin yarýsý ilgili þube alacaðýndan kesilir.

Madde 9: Ýdari Toplantýlar
A. TOD MYK ve geniþletilmiþ MYK toplantýlarý kongreden bir gün önce yapýlýr.
B. Birim Yürütme Kurulu, TOYK, dergi yayýn kurulu, TOD-GO ve benzeri idari toplantýlar için talepte bulunulmasý halinde uygun saatlerde salon tahsisleri yapýlýr.

Madde 10: Finansal Yönetim ve Ücretlendirme
Kayýt ücretleri ve kurs ücretleri  kongre hesabýna yatýrýlýr ve hesabýn kontrolünün UKOK 1. Baþkaný, UKOK 2. Baþkaný, MYK Saymaný ve TODÝÞ yetkililerinde olmasý saðlanýr. Kayýt ücretinin de içinde olduðu katýlým paketleri tarzýnda uygulama yapýldýðý takdirde tüm ücretler kongre hesabýnda toplanýr ve her hafta sonunda firma ile TODÝÞ arasýnda hesap dökümü yapýlarak aktarým saðlanýr.

Para çekme için a) UKOK 1. Baþkaný veya MYK Saymaný b) UKOK Saymaný veya TODÝÞ üyelerinden biri olmak üzere çift imzalý olarak iki kiþiye yetki verilir.
Stand ücretleri ve diðer gelirler UKOK 1. ve MYK Saymaný, UKOK mali Saymaný’nýn denetimindeki UKOK hesabýna yatýrýlýr. Bu hesaptan para çekme yetkisi UKOK 1. Baþkaný ve MYK Saymaný ile UKOK saymanýnýn yetkisindedir (en az iki imza).
Teknolojik sergi alanýnda, firma stand alanlarýnýn sýnýrlarýnýn belirlenmesi, þerefiye ve metrekare üzerinden ücret takdiri endüstri komisyonunun teklifi ile UKOK'a aittir.

Eðitimi teþvik amacýyla aþaðýdaki durumlarda UKOK, firma stand ücreti talep etmez:
· TOD genel merkezi ve þubeleri'nin yayýnlarýnýn satýlabileceði stand alaný
· Tüm TOD þubeleri'ne sürekli olarak periyodik yayýnlarý iki takým halinde ücretsiz olarak veren oftalmoloji periyodiklerinin satýlabileceði stand alanlarý (bu kurala uymayan periodiklerin ücretsiz yayýn satýþ alanlarýnda satýþ ve daðýtýmlarýna izin verilmez)

Katýlýmcý Ücretlendirmesi
Kongre ve kurslara kayýt ücretleri her yýl UKOK tarafýndan TL veya Döviz olarak belirlenir ve MYK tarafýndan onaylanýr. TOD Onursal üyelerinden katýlým ücreti alýnmaz. TOD asli ve fahri üyelerinin katýlým ücretleri indirimlidir. Katýlýmcýnýn TOD üyelik indiriminden yararlanabilmesi için askýda olmamasý ve o yýl dahil tüm aidat borçlarýný temizlemiþ olmasý gereklidir.  Uluslararasý fahri üyelere de TOD asli üyesi uzman statüsü uygulanýr. Kayýtlarda üye olan ve olmayanlarýn ayýrým sorumluluðu kongre firmasýna aittir.
TOD üyesi olmayanlardan üyeye uygulanan kayýt ücretinin dört katý ücret alýnýr. Kayýtlar için TODNet üye veritabaný esas alýnýr. Üyelik sorunu olmadýðýný beyan edip TODNet kaydýnda bu durum teyid  edilemeyenler kayýt ücretini dört kat olarak öderler, kongre sonrasýnda durum açýklýða kavuþtuktan sonra gerekirse aradaki fark kendilerine kongre sonrasý iade edilir.

UKOK ödeme tarihlerine göre farklý ücretler ilan eder.
Kongre katýlým ve kurs ücretleri için yalnýzca TODÝÞ faturasý kesilir.
Kayýtlýnýn, kongre katýlýmýndan vazgeçmesi durumunda 15 Aðustos'a kadar yatýrýlmýþ olan kayýt ücretinin % 50'si iade edilir. Bu tarihten sonraki müracaatlarda hiçbir ücret iadesi yapýlmaz.

TOD Onursal Baþkaný, TOD Genel Baþkaný, Geçmiþ dönem genel baþkanlarý, UKOK üyeleri, MYK üyeleri, Denetleme Kurulu Üyeleri, TODÝÞ üyeleri,  TODEK üyeleri, birim davetlisi yabancý davetli konferansçýlar, o yýlýn onur konferansçýsýnýn katýlým,  konaklama ve ulaþýmlarý için ücret alýnmaz. Bu kiþilerin var ise refakatçileri kongre refakatçi ücreti ödemek zorundadýr.

O yýl onursal üyeliðe hak kazanmýþ üyelerin, kongreye sponsorlu ya da sponsorsuz katýlmamalarý durumunda, kendilerine sertifika ve plaket verilecek tören gününü içerecek þekilde 1 gece konaklama ve ulaþýmlarý karþýlanýr. 

TOD Ödül Yönergesi'nde belirtilen kongre katýlýmý ile ilgili ödül kazananlara ilgili yönerge maddeleri uygulanýr
MYK; kongreye hazýrlýk sürecinde ve kongre süresince dernek organlarý yönetim kurulu toplantýlarýna katýlýmý zorunlu olan ve ayrýca kongrenin düzenlenmesi, yürütülmesi ve denetlemesinde katkýsý olacak kiþilerin gerektiði takdirde yol masraflarýnýn karþýlanmasý ve konaklama imkanlarýnýn saðlanabilmesi için UKOK’u yetkilendirir.

Yabancý derneklerle ya da organizasyonlarla ortak düzenlenen UKOK toplantýlarýnda yabancý konuþmacýlarýn kayýt konaklama ücretleri kongre bütçesinden karþýlanýr ancak ulaþým masraflarý karþýlanmaz.

Kongre Bütçesi – Hesaplarýn Deðerlendirilmesi
Kongre bitiminden 1 ay sonra UKOK üyelerinin katýlýmý ile gelir gider hesaplarýnýn ilk sonuçlarý, MYK saymaný ve UKOK Saymaný tarafýndan yapýlacak olan ilk MYK toplantýsýnda sunulur. 45 gün içinde tüm gelir-gider hesaplarý tamamlanarak elde edilen gelir TODÝÞ hesabýna hesabýna yatýrýlýr.

Madde 11: Sponsor Firma Ýliþkileri
Kongreye katýlacak firmalarla ilgili tüm iliþkiler UKOK Endüstiri Ýliþkileri Koordinatörlüðü tarafýndan yürütülür. Ayrýca, UKOK saymaný da kendi alanlarýnda firma temaslarýndan sorumludur. Organizasyon firmasý yetkilisi, her UKOK toplantýsýnda firma iliþkileri hakkýnda ayrýntýlý bilgi ve/veya rapor verir.
Bu ara raporlarýnda yukarda belirtilen yetkililer, firmalarýn kongreye hekim sponsorluðu, etkinlik sponsorluðu veya diðer þekillerle yaptýklarý katkýlarý, yorumunu da ekleyerek belirtir. Varsa, firmalar arasýnda TOD ilkelerine aykýrý ya da kongre düzenini olumsuz etkileyen davranýþta bulunanlar ve ihtilaf nedenleri detaylý olarak açýklanýr.

Endüstri komisyonu, kongre için firmalarýn yapmýþ olduðu stand alaný,  uydu sempozyumu zaman ve yeri gibi taleplerini, firmalarýn son 5 yýl içindeki TOD’ne katkýlarýný belirleyen aþaðýdaki ölçütlere göre hesaplanan bir puanlama sistemini baz alarak  oluþturduðu öncelik sýrasýna göre cevaplandýrýr. 

Puan Hesaplama*: 

Harcanan Para (TL) x Sponsorluk Katsayýsý = Ham Yýl Puaný

Ham Yýl Puaný x Yýl Katsayýsý = Yýllýk Puan

Yýllýk Puanlarýn Toplamý (A+B+C+D+E+F) = Firma Puaný 

Yýl Katsayýlarý

A. Son yýl içindeki puanlarýn toplamý x 1.5

B. Bir önceki yýl içindeki puanlarýn toplamý x 0.5

C. Ýki önceki yýl içindeki puanlarýn toplamý x 0.4

D. Üç önceki yýl içindeki puanlarýn toplamý x 0.3

E. Dört önceki yýl içindeki puanlarýn toplamý x 0.2

F. Beþ önceki yýl içindeki puanlarýn toplamý x 0.1
 

*Yerli üretici firmalarda hesaplanan firma puanýna %10 eklenecektir. 

(Yurt içi temsilcilikler yerli üretici kapsamýnda kabul edilmeyecektir)

Ayrýca yurtdýþýndan (KKTC hariç) hekim sponsorluðu yapan firmalara 30 ve üzerindeki sayýda saðladýklarý katýlýmlar için TOD Ulusal Kongresinde sabah ilk zaman diliminde (genelde 8:30 da baþlayan) ve kapasitesi 100 - 200 kiþi olan bir salonda ücret alýnmaksýzýn bir uydu sempozyum hakký tanýnýr. 

UKOK Endüstri komisyonu baþkaný kongre bitiminden sonra en geç 1 ay içinde, kongre öncesi, kongre süresi ve kongreden sonra firma davranýþlarý hakkýnda hazýrladýðý bir raporu ilk MYK gündemine konulmak üzere TOD Genel Sekreteri'ne iletir. Gerekirse daha sonraki aylarda ek rapor hazýrlar.
MYK gerek görürse kendi içinden üç kiþilik bir alt kurulu kongre düzenleme firmasý ve ihtilafla ilgili firmanýn(larýn) temsilcilerinin de görüþünü almak üzere görevlendirir. Daha sonraki ilk MYK toplantýsýnda konu karara baðlanýr. Kusurlu görülen firmaya bir ile üç yýl arasýnda hiçbir TOD etkinliðine iþtirak edememe yaptýrýmý uygulanýr.

Madde 12: Kredilendirme ve Sertifikasyon
UKOK tarafýndan ulusal kongre programý ile TTB’ye baþvurularak kredilendirme iþlemi yapýlýr.
Katýlýmcýlara kongre katýlým sertifikasý verilir. Sertifikada, kongre baþkaný ve kongre II. baþkanýnýn imzalarý olur.

Madde 13: Logo, Afiþ, Flama ve Yaka Kartlarý

13.1- Amblem ve logolar
Kongre amblemi olarak TOD amblemi kullanýlýr. Ayrýca, TOD kuruluþunun yýlýný belirten bir logo da kongre duyurularý ve salonlarýnda yer alabilir. Kongre tanýtýmýnda kullanýlacak görseller, düzenlemeye katkýda bulunan þube dikkate alýnarak belirlenir.

13.2- Afiþler
Kongre öncesi cuma günü firma standlarý kurulmaða baþladýðý günden itibaren kongre merkezi'nin dýþ cephesinin görünür yerlerine afiþler asýlýr.
Bez afiþlerde; kongrenin ismi, kimin anýsýna düzenlendiði, tarihi ve TOD ve ilgili þube amblemleri yer alýr.
Bez afiþlere herhangi bir firma ismi ya da amblemi konulamaz.

13.3- Bayrak ve flamalar
Fizik imkanlarý uygun ise kongre merkezi giriþindeki bayrak direklerine diðer katýlýmcý ülkelerin bayraklarý, Türk Bayraðý ile birlikte asýlýr.
Kongre ana salonunda sadece Türk Bayraðý ile TOD ve tüm þube flamalarý bulunmalýdýr. Firmalar, abartýya kaçmamak kaydýyla, satellit toplantýlarda ve sponsorluklarýný üstlendikleri kokteyl ve gala yemeklerinde amblem ve flamalar bulundurabilirler.

13.4- Yaka kartlarý
Yaka kartýnda, katýlýmcýnýn adý, soyadý ve þehri belirtilir. Görevlilerin ve ticari katýlýmcýlarýn tanýtýmý için yaka kartlarýnda farklý renkler kullanýlýr. Olanaklar elverirse yaka kartlarýnýn renginde konuþmacý, davetli gibi renk kodlamalarý yapýlýr.

Madde 14: Protokol, Etik, Kýlýk ve Kýyafet
Tüm organizasyonda TOD Protokol Yönergesi ve TOD Etik Yönergesi esaslarý gözetilir.Toplantýda yer alan sözel bildiri, panel, kurs, yuvarlak masa benzeri tüm konuþmalarýn, canlý cerrahilerin video kayýtlarýnýn telif hakký TOD'a aittir.
Açýlýþ toplantýsýnda protokole dahil olan kiþilerin isimleri oturma yerlerine açýk olarak yazýlýr.
Konuþmalarda ilk slayt dýþýnda kurum amblem, logo ve isimleri yer alamaz.
Tüm toplantýlarda konuþmacý ve oturum baþkanlarýnýn giyimleri toplantý geleneklerine uygun olmak zorundadýr. Bu kurallara uymayanlara 2 yýl boyunca TOD bilimsel etkinliklerinde bilimsel programda aktif rol verilmez. Duyuru kitapçýklarýnda bu durum belirtilmelidir.

Madde 15: Yaptýrým Uygulamalarý
Etik ceza ya da baþka nedenlerle, TOD MYK kararý gereði kongrede görev verilmeme yaptýrýmý uygulananlarýn isimleri MYK tarafýndan UKOK’a bildirilir. Bu isimler duyuru kitapcýklarýnda ve hatta on-site programda basýlmýþ olsa dahi tüm programlardan çýkarýlýr.

Kongrede üstlenilen ve program kitabýnda yer alan, sözel bildiri veya poster sunumculuðu, moderatörlük, oturum baþkanlýðý, eðitmenlik, konferans sunumculuðu, video ve fotoðraf sunumculuðu veya benzer görevleri kabul edip görevlerini geçerli mazeret olmadan yerine getirmeyenlere bir sonraki kongre de dahil olmak üzere bir yýl boyunca TOD bilimsel etkinliklerinde benzer görevler verilmez.

Firmalar tarafýndan yapýlan uydu etkinliklerdeki ve köþe konuþmalarýndaki konuþmacýlar için de yaptýrýmlar aynen geçerlidir. Aksine davranan firmalara 2 (iki) yýl süreyle hiçbir ulusal TOD bilimsel toplantýsýnda stand yeri verilmez, toplantý sponsorluðu kabul edilmez.

Panel, konferans, kurs konuþmalarý ve sözel bildirilerde sürelere uyulmasýnda moderatör/oturum baþkanlarý sorumludur. Oturum baþkanlarý zaman kullanýmýnda çok hassas davranarak kongre programýnýn aksamamasýný saðlamakla sorumludur.

Madde 16: Açýlýþ Kokteyli ve Gala Yemeði
Açýlýþ Kokteyli ve Gala yemeðinin yapýlýp yapýlmayacaðý ve zamanlamasý UKOK insiyatifindedir.

Madde 17: Açýlýþ Töreni
Açýlýþ töreninin planlamasý ve provasý UKOK Salon- Kongre merkezi düzenleme ve tören komisyonunca yapýlýr.
Sahnenin uygun bir yerinde sadece Türk Bayraðý, TOD ve tüm þubelerin flamalarý yer almalýdýr.
Açýlýþ Törenini Kongre Sekreteri yönetir. Kongre Sekreteri, kürsüye TOD Marþý eþliðinde çýkar.  Ebediyete intikal etmiþ büyüklerimiz ve meslektaþlarýmýz için saygý duruþuna davet eder. Arkasýndan Ýstiklal Marþý'na canlý olarak veya banttan çalýnarak iþtirak edilir. Programa göre konuþmacýlar kürsüye davet edilir.
- Kongre II. Baþkaný'nýn açýlýþ konuþmasý
- Onursal üyeliðe hak kazanmýþ üyelere Onursal Üye Sertifikasý ve plaket verilmesi
- Dönem içinde TOD Asistan Eðiimi Sertifikasýna hak kazanmýþ eðitim kliniklerine sertifikalarýn takdim edilmesi (Açýlýþ töreni programýnýn yoðun olmasý durumunda, UKOK kararý ile ödül törenine aktarýlabilir)
- Bir önceki yýlýn Türk Oftalmoloji Dergisi en iyi makale ödülleri (Açýlýþ töreni programýnýn yoðun olmasý durumunda, UKOK kararý ile ödül törenine aktarýlabilir)
- TOD Genel Baþkaný (Kongre I. Baþkaný) konuþmasý
- Seçimli TOD Genel Kurulunun olduðu yýllarda yeni dönem Genel Baþkanýnýn dönemini tamamlayan Genel Baþkana plaket vermesi ve kýsa teþekkür konuþmasý yapmasý
- TOD Onursal Baþkaný konuþmasý
- UKOK tarafýndan uygun görülen davetli protokol erkaný konuþmalarý
Yukarda belirtilen toplantý protokolü temel olmak üzere, toplam süre 2 saati geçmeyecek þekilde programa UKOK insiyatifi ile eklemeler yapýlabilir. Herbir konuþmanýn 10 dakika ile sýnýrlý olduðu konusunda konuþmacýlara bilgi verilir.

• Dr. Niyazi Ýsmet Gözcü anýsýnna Onur konferansý 20 dakika ile gerçekleþtirilir.
• UKOK kararý ile programa sosyal bir etkinlik eklenebilir.

Madde 18: Ödül Törenleri
Kongre süresince çeþitli ödüllerin verileceði bir oturum UKOK tarafýndan ayarlanýr. Ödül törenlerinde sadece TOD tarafýndan düzenlenmiþ yarýþmalarýn ödülleri takdim edilir. Törenin düzeninden UKOK Salon- Kongre merkezi Düzenleme ve Tören Komisyonu sorumludur. Kimlerin ödül vereceði UKOK’ca belirlenir ve ilgili komisyonca ödül verecek kiþiler önceden bilgilendirilir ve toplantýya gün ve saati belirtilerek davet edilir.  

Madde 19: Yönerge Deðiþiklikleri ve Yönergenin Yürütülmesi
Yönerge 19.11.1999 yýlýnda yürürlüðe girmiþ ve çeþitli defalar MYK tarafýndan deðiþtirilmiþtir. Bu yönerge 6.12.2019 tarihinde yürürlüðe girer. Yönetmelikle oluþturulan kongre takvimi ilk kez 2021 kongresi için uygulanacaktýr. 2020 kongresi için takvimin imkan vermediði konularda UKOK düzenleme yapacaktýr. Diðer maddeler 2021 kongresi için geçerlidir. 21.05.2020, 14.10.2021 ve 29.01.2023 tarihlerinde yönerge revize edilmiþtir.
Bu yönergeyi Merkez Yönetim Kurulu yürütür.